5 outils numériques incontournables pour une meilleure gestion

« IL N’Y A PAS DE VENT FAVORABLE POUR CELUI QUI NE SAIT PAS OÙ IL VA. « 

Sénèque

Chefs d’entreprise, artisans, vous êtes à votre compte ou vous envisagez de vous y mettre ? Vos journées sont très chargées et vous aimeriez alléger vos tâches, améliorer votre quotidien, votre productivité et la gestion de votre entreprise ? Des outils sont à votre disposition pour cela.

Saviez-vous qu’il existe en effet de nombreux outils numériques pour vous aider à mieux gérer votre entreprise ? Dans cette ère du digital, ils ont été créés pour faciliter la vie des entrepreneurs et les aider dans leurs tâches quotidiennes.
Pour vous permettre d’améliorer vos performances, notre entreprise d’accompagnement des artisans et des entrepreneurs a élaboré pour vous une liste de 5 outils numériques incontournables.

– L’outil Excel

La gestion d’une entreprise implique de nombreuses tâches : gestion financière, humaine, administrative, etc. Il est donc important, voire nécessaire de disposer d’outils numériques pour améliorer sa gestion et ne pas se laisser dépasser. Excel est un excellent outil pour cela.

Excel est un logiciel tableur proposé par Microsoft. Nul besoin d’être un expert en informatique pour savoir l’utiliser. C’est un très bon outil de gestion et d’optimisation du temps. En effet, il possède des modèles de tableaux et de graphiques préenregistrés pour vous aider à aller plus vite et à entrer vos propres données. Peu importe si vous utilisez un exemplaire existant ou si vous préférez personnaliser vos fichiers, Excel permet de mesurer vos chiffres de façon concrète, de faire des calculs très fiables et de maitriser son budget.

En bref, il permet de réaliser différentes tâches en peu de temps et pour un coût très bas. Une version gratuite est proposée pendant un mois puis la formule premium la moins chère est à 4,20 € HT par mois.

2 – L’agenda numérique

Difficile de se rappeler où et quand sont vos rendez-vous si vous ne possédez pas d’agenda. Tout entrepreneur doit donc en avoir un afin d’assurer une excellente gestion de son entreprise. Toutefois, pour organiser et planifier au mieux vos journées, il est conseillé de troquer votre agenda papier contre un agenda numérique. Ce dernier peut être synchronisé sur ordinateur, tablette et smartphone. Vous pourrez donc l’emporter partout et le consulter à tout moment, sans risquer de l’oublier au bureau… Il vous permet également de visualiser votre planning de la semaine ou du mois en un seul coup d’œil.

Le petit plus : si vous avez peur d’oublier un évènement important, la fonction « rappel » de votre agenda numérique se chargera de vous le remémorer.

Selon que vous utilisiez Android, Apple ou Windows, vous devrez choisir entre plusieurs agendas électroniques. Fantastical (payant) est proposé pour les adeptes de la marque à la pomme. Les inconditionnels d’Android préfèreront peut-être CloudCal (gratuit). Google Agenda, le calendrier Outlook peuvent quant à eux être utilisés sur chaque plateforme. Ils sont tous les trois gratuits.

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3 – Outil de facturation

 En tant qu’artisans et entrepreneurs, vous allez être amené à élaborer des devis et des factures pour vos clients. Cette activité, bien que chronophage, reste toutefois indispensable. Pour cela, vous devez vous équiper d’un logiciel de facturation afin de faciliter votre quotidien et gagner du temps. Certains le négligent mais le logiciel de facturation est très important pour votre entreprise et peut vous faire gagner un temps considérable.

Différents outils permettent d’automatiser votre système de devis et de facturation. Ils possèdent des modèles déjà conçus, vous n’avez plus qu’à entrer les données du client ! L’intérêt : faciliter le suivi de vos factures avec ou sans TVA, vos impayés, rappels de paiement, etc. Les outils de facturation vont également vous permettre de constituer une base de données clients et d’éviter les erreurs. Il existe des logiciels en ligne et gratuits, tels que Facture.netZervant, ou encore Freelancer App.

4- Trello

Vous travaillez en équipe ou avec d’autres structures qui vous aident à développer votre entreprise ? Trello est fait pour vous. Trello est un outil de travail collaboratif qui permet la gestion de projets en équipe et en ligne. Il vous facilite la répartition et la gestion des tâches quotidiennes.

Cet outil, très prisé par les entreprises et les start-up, vous offre aussi la possibilité de travailler en ligne à distance avec vos collaborateurs sur des projets communs, aspect à ne pas négliger dans ces temps de télétravail. Chaque participant a ainsi accès à un même tableau qui permet de savoir quelle est l’avancée de chacun.

Trello existe en version basique gratuite. Une formule payante est aussi proposée et donne accès à des services supplémentaires.

5- Le CRM

 Le CRM ou Customer Relationship Management (en français, gestion de la relation client ou GRC) désigne l’ensemble des outils et des techniques de gestion de la clientèle.

Les systèmes CRM ou logiciels CRM vont vous permettre d’accroître la satisfaction de vos clients actuels et potentiels (ou prospects). En tant que chef d’entreprise, artisan entrepreneur ou freelance, vous savez combien il est important de vous soucier des désirs de vos clients afin de les fidéliser. Un client satisfait aura toujours plus de chances de revenir vers vous.

Le CRM se base sur les données clients et vos interactions précédentes pour que vous puissiez améliorer et personnaliser vos échanges. Il aide à collecter des informations importantes : nom et téléphone et/ou mail des clients, propositions commerciales, commandes passées, besoins, etc. Un bon système CRM vous permet ainsi d’offrir un service après-vente optimisé et de traiter les réclamations si vous devez y faire face. Vous pourrez également contacter facilement vos clients et prospects si vous proposez de nouvelles offres.

Selon la taille de votre entreprise, vous pouvez choisir des solutions de bureau, généralement mieux adaptées à un seul utilisateur. C’est par exemple le cas de Crème CRM, gratuit et développé par une PME marseillaise. Il existe également des solutions de groupe de travail ou bien des solutions sur le cloud. Ces solutions de CRM en ligne sont les plus populaires car elles sont hébergées sur des serveurs et consultables depuis n’importe quel appareil. Parmi elles, vous trouverez notamment Hubspot, qui propose une version gratuite et une version premium.

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